Il semblait qu’avec les progrès constant des technologies numériques et de l’Internet, le télécopieur serait bientôt à la retraite dans le monde des affaires et que l’apparence familière de cette machine serait absente de l’environnement d’un bureau moderne. Mais l’histoire n’est pas encore écrite. Le télécopieur garde des atouts et reste un outil essentiel du bureau comme il l’a toujours été. Voici les raisons pour lesquelles cet outil a conservé sa valeur et a résisté à la concurrence de l’Internet :
- Une copie réelle : Les documents télécopiés sont reçus et présentés dans une forme normalisée, physique et ils sont une réplique exacte de ce qui a été envoyé.
- Pas de manipulation : Les documents faxés ne peuvent pas être manipulés numériquement ou modifiés via le processus de télécopie.
- Un format unique : Si vous transférez des copies numériques via l’Internet, le destinataire doit avoir les logiciels correspondants à ceux que l’expéditeur a utilisé lors de la création du document. Sinon, la copie reçue peut-être endommagé ou illisible. Le fax est une norme commune et il n’y a moins de risque de corruption.
- Une connexion directe : Un fax utilise une liaison téléphonique directe. La source est dédiée au télécopieur ainsi la possibilité d’un détournement de la communication est quasi nulle.
- Connexion : Lorsque l’on envoi des documents par e-mail, il existe toujours une possibilité de détournement, de modification. Les télécopieurs fonctionnant de manière synchrone garantissent le transfert.
- Pas de risque de virus : Les e-mails peuvent contenir des virus ou un cookie. Un fax est le moyen le plus sûr d’envoyer et de recevoir des documents sans risque de corruption.
- Pas de limite de taille : La taille des boites e-mail peut être une limite à l’envoi de certain document dont le nombre de pages est trop important. Un fax n’est pas limité par la taille du document.
- Date & Heure : La télécopie possède un journal des envois et réceptions qui ne peut pas être modifié ou manipulé. La transmission et la réception deviennent une partie intégrante du document et de sa validité.
- Signatures identifiables : Si certains contrats peuvent se contenter d’une «signature numérique», la majorité des juristes réclament une signature authentique. Dans de tels cas, une copie reçu par fax est le seul moyen acceptable de garantir la signature manuscrite.
- Accusé de réception : Contrairement à certains programmes de messagerie, un télécopieur enregistre la bonne et complète transmission d’un document. L’envoyeur a donc une trace de la réception complète du document.
Cette technologie peut sembler désuète par rapport aux offres numériques disponibles aujourd’hui. Et pourtant le fax n’est toujours pas détrôné comme média de choix dans le milieu des affaires où l’authenticité et la garantie du document sont nécessaire.
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