Toutes les entreprises et tous les décideurs s’accordent pour dire que la visioconférence devient un outil aussi indispensable que le téléphone, l’ordinateur, la messagerie, le traitement de texte ou le tableur.
Auparavant les solutions étaient complexes, lourdes à mettre en oeuvre, mais au final surtout coûteuses.
Cela impliquait une réflexion, une analyse des besoins … bonne nouvelle : ce n’est plus le cas !
Les salles de visioconférence à 50 K€ apportaient les mêmes limites que les salles physiques (peu disponibles, jamais quand il faut, pas aux bons endroits et stressantes sur les aspects techniques)
Les solutions actuelles fonctionnent à partir d’un simple navigateur internet et peuvent compléter aisément les investissements réalisés. Nous parlons ici de visio & web conférences réalisées à partir d’un ordinateur ou d’un simple téléphone.
Les déclencheurs
C’est souvent à l’occasion d’une contrainte que l’on pense à cette solution. Et elles sont nombreuses : grèves, problèmes de transports, réduction des disponibilités, urgence, gestion de crises, communication internationale, besoin de réactivité, communication avec ses actionnaires, ses clients, …
On se dit, ah si j’avais une solution de visioconférence … c’est possible en 5 minutes ! Testez !
Les contraintes
Par rapport aux idées reçues, elles sont moindres. Un accès internet, une webcam et un téléphone suffisent.
Tout le monde arrive à s’en servir, sans formation, sans guide, sans aide, au bout de 2 minutes !
Il faut pouvoir l’utiliser à partir d’un simple navigateur, sans installation. Contrairement à Skype (nécessité d’avoir un logiciel de part et d’autre, de créer un compte et de devoir garder dans ses contacts des personnes que nous ne voulons plus voir ni entendre !), Webex avec ses plugs in et sa vision procédurière … des services existent simples, indépendants des OS, des navigateurs Internet et du matériel.
L’ordinateur du collaborateur fera l’affaire. Il n’a pas de micro ou de webcam ?! … ce n’est pas grave, il peut utiliser son téléphone habituel et on ne verra pas sa tête des mauvais jours.
L’organisation
Évitez les projets et les organisations complexes pour un tel sujet. Pas besoin de « roadmap », de tests avant déploiements, de suivi de montée en charge et d’avancement ! Ce n’est plus un projet à 6 mois avec 1 an de réflexion sur les axes stratégiques ! Désolé, ce n’est pas la visioconférence qui vous fera produire moins cher ou plus vite un boulon ! (quoique !!)
La visioconférence respecte ce qui se passe concrètement dans une entreprise. Le seul frein est l’humain et ses bonnes ou mauvaises habitudes. Pas besoin de réflexions pour mettre en place quelque chose de naturel qui développe les échanges !
Il suffit d’un leader d’utilisation pour que les autres trouvent cela « pratique » et le reste s’enchaîne avec une présentation positive (non ça ne va pas supprimer le séminaire avec open bar !).
Les fonctions
Elles sont nombreuses et classiques : présentation et partage de documents, partage d’écrans, interactivité des participants, questionnaires en ligne, chat, …
Mais comme tout bon service vous n’en utiliserez que 10% ! Le débat n’est plus là.
Les avantages
D’abord réduire les frais ! Et oui c’est beaucoup moins cher qu’un déplacement physique … moins de temps, de risques et donc plus de disponibilité.
Cela améliore le confort de travail et la réactivité des collaborateurs.
Mettre de la visioconférence en entreprise prend 5 minutes, avec le risque de marcher du premier coup !